用好Excle,你可能要听听这几点建议


Excel 是我们工作最常用的办公软件,没有之一。如果只是之一,可能你还没有认识到Excel的巨大用途。

用好Excel能够很大程度上提高工作效率,我们在这里并不谈Excel的使用技巧,以下是几点建议。

1.使用高版本,尝试使用新功能

  • 从Excel 的发展历程看,版本兼容总是高版本兼容低版本,而低版本即使安装兼容包也无法正常使用。例如Excel 2003文件的宏文件后缀名为.xls而无法打开.xlsm文件,Excel 2007兼容数据透视表极差,而Excel 2003无法使用数据透视表。
  • 绿色免安装版本的Office可能导致闪退或者其他故障。

2.要有程序化的思维

  • 为了收集的数据规范统一、我们往往可以通过下拉框或vlookup固定一部分信息,减少他人因为习惯或手误造成数据错误的情况。
  • 如过你会一些VBA,你也可以减少表头的使用,来方便多表快速汇总。
  • 为了减少Excel文件个数,方便统计和打印表式一致,我们可以通过数据透视表或者vlookup结合下拉框将多个数据汇总在一张工作表。

3.培养良好的制表习惯

  • 除非为了打印效果,不要使用合并单元格这一功能。
  • 如果计算结果对精度有要求,不要在中间过程使用round( )函数。